Convocator AGOA - OIL TERMINAL S.A.

Consiliul de Administraţie al Societății OIL TERMINAL S.A., societate comercială administrată în sistem unitar, înfiinţată şi funcţionând în conformitate cu legislaţia română, înregistrată la Oficiul Registrului Comerţului de pe lângă Tribunalul Constanţa sub nr. J/13/512/1991, cod de identificare fiscală 2410163, cu sediul în Constanţa, str. Caraiman/ nr. 2, având capitalul social subscris şi vărsat în cuantum de 58.243.025,30 lei, întrunit în ședința din data de 26.03.2021 convoacă Adunarea Generală Ordinară a Acţionarilor în data de 29.04.2021, orele 10.00, în sala de şedinţe de la sediul societăţii, strada Caraiman nr. 2, Constanţa.

Ordinea de zi a Adunării Generale Ordinare a Acţionarilor este următoarea:

1. Aprobarea Bugetului de Venituri și Cheltuieli pentru anul 2021.

2. Împuternicirea Președintelui de ședință să semneze hotărârile adunării.

3. Împuternicirea directorului general al societății să semneze documentele necesare privind înregistrarea hotărârilor adunării generale a acționarilor la Oficiul Registrului Comerțului de pe lângă Tribunalul Constanța și pentru efectuarea formalităților privind publicarea acestor hotărâri.

4. Stabilirea datei de 21.05.2021, ca dată de înregistrare și a datei de 20.05.2021 ca ex-date în conformitate cu prevederile legale.

În cazul în care, la data de 29.04.2021, nu sunt îndeplinite condițiile de cvorum prevăzute de lege, următoarea Adunare Generală Ordinară a Acționarilor, se va desfășura în data de 04.05.2021, ora 10.00, în același loc și cu aceeași ordine de zi.

Sunt îndreptăţiţi să participe la lucrările adunării, toţi acţionarii înscrişi în registrul acţionarilor ținut și eliberat de către Depozitarul Central, la sfârşitul zilei de 16.04.2021, zi stabilită ca dată de referinţă. Numai persoanele care sunt acţionari la această dată au dreptul de a participa şi de a vota în cadrul adunării generale.

Procurile și formularele de vot vor fi puse la dispoziția acționarilor atât în limba română cât și în limba engleză, pe adresa de web a societății, http://relatia.oil-terminal.com/aga-2021/agoa-29.04(04.05).2021/, începând cu data de 29.03.2021, ora 18.00.

Toate materialele privind ordinea de zi precum și proiectele de hotărâre vor fi puse la dispoziția acționarilor, la cererea acestora, la sediul societății, strada Caraiman nr. 2, Constanța, atât în limba română cât și în limba engleză, sau se pot descărca de pe site-ul http://relatia.oil-terminal.com/aga-2021/agoa-29.04(04.05).2021/ începând cu data de 29.03.2021, ora 18.00.

Unul sau mai mulţi acţionari, reprezentând, individual sau împreună, cel puţin 5% din capitalul social (denumiţi în continuare Iniţiatori) are/au dreptul:

a) de a introduce noi puncte pe ordinea de zi a AGOA cu condiția ca fiecare punct să fie însoțit de o justificare sau de un proiect de hotărâre propus spre adoptare de adunarea generală, solicitările urmând a fi primite la Registratura societății OIL TERMINAL S.A. prin orice forma de curierat, în termen de cel mult 15 zile de la data publicării convocatorului, respectiv 12.04.2021, ora 10.00, în plic închis, cu mențiunea scrisă clar şi cu majuscule: PENTRU ADUNAREA GENERALĂ ORDINARĂ A ACŢIONARILOR DIN DATA DE 29.04(04.05).2021, sau transmise prin e-mail, cu semnătură electronică extinsă încorporată, la adresa [email protected], menționând la subiect: PENTRU ADUNAREA GENERALĂ ORDINARĂ A ACŢIONARILOR DIN DATA DE 29.04(04.05).2021,

b) de a prezenta proiecte de hotărâre pentru punctele incluse sau propuse spre a fi incluse pe ordinea de zi a adunării generale, solicitările urmând a fi primite la Registratura societății OIL TERMINAL S.A. prin orice forma de curierat, în termen de cel mult 15 zile de la data publicării convocatorului, respectiv 12.04.2021, ora 10.00, în plic închis, cu mențiunea scrisă clar și cu majuscule: PENTRU ADUNAREA GENERALĂ ORDINARĂ A ACŢIONARILOR DIN DATA DE  29.04(04.05).2021, sau transmise prin e-mail, cu semnătură electronică extinsă încorporată, la adresa [email protected], menționând la subiect: PENTRU ADUNAREA GENERALĂ ORDINARĂ A ACŢIONARILOR DIN DATA DE 29.04(04.05).2021.

Acționarii societăţii, indiferent de cota de participare la capitalul social, au dreptul de a adresa întrebări în scris privind punctele de pe ordinea de zi a AGOA, întrebările urmând a fi transmise și înregistrate la Registratura societății OIL TERMINAL S.A. din Constanța, strada Caraiman nr. 2, prin orice forma de curierat, în plic închis cu mențiunea scrisă clar și cu majuscule: PENTRU ADUNAREA GENERALĂ ORDINARĂ A ACŢIONARILOR DIN DATA DE 29.04(04.05).2021, sau transmise prin e-mail, cu semnătură electronică extinsă încorporată, la adresa [email protected], menționând la subiect: PENTRU ADUNAREA GENERALĂ ORDINARĂ A ACŢIONARILOR DIN DATA DE 29.04(04.05).2021.

Răspunsurile la întrebările adresate vor fi publicate pe pagina de web a societății, la adresa http://relatia.oil-terminal.com/intrebari-frecvente/

Pentru identificarea acționarului persoană fizică sau, după caz, a reprezentantului legal al acționarului persoană juridică sau entitate fără personalitate juridică, ce adresează întrebări, care face propuneri pentru completarea ordinii de zi sau propune proiecte de hotărâri, aceștia vor anexa solicitării respective și copii ale documentelor care să le ateste identitatea.

Acționarii pot participa personal sau pot fi reprezentați în cadrul AGOA de către reprezentantul lor legal sau de un reprezentant desemnat căruia i s-a acordat o procură specială sau generală.

La ședința AGOA pot participa și vota numai acționarii înscriși în Registrul Acționarilor Societății consolidat de către Depozitarul Central S.A. la data de referință 16.04.2021, personal sau prin reprezentanți, în baza unei împuterniciri speciale sau generale, conform dispozițiilor legale.

Procura specială și procura generală vor fi disponibile începând cu data de 29.03.2021, orele 18.00, atât în limba romana cât și în limba engleză, atât la sediul societății, cât și în format electronic, pe pagina de web a societății: http://relatia.oil-terminal.com/aga-2021/agoa-29.04(04.05).2021/

Procura generală se acordă pentru o perioadă care nu va depăși 3 ani, permițând expres Reprezentantului de a vota în toate aspectele aflate în dezbaterea adunărilor generale ale acționarilor Societății, inclusiv în ceea ce privește acte de dispoziție, cu condiția ca procura generală: (i) să fie acordată de către acționar, în calitate de client, unui intermediar definit conform Legii nr. 24/2017 sau unui avocat și (ii) în cuprinsul procurii generale să fie menționată calitatea reprezentantului de intermediar sau avocat. Reprezentantul nu poate fi substituit de o altă persoană. Totuși, în cazul în care reprezentantul este o persoană juridică, aceasta poate să își exercite mandatul primit prin intermediul oricărei persoane ce face parte din organul de administrare sau conducere sau unul dintre angajații săi. Dovada calității reprezentantului de intermediar sau avocat al acționarului respectiv se va face prin declarație pe propria răspundere a Reprezentantului dată pe formularul publicat împreună cu materialele suport ale AGOA pe website-ul Societății și semnată de Reprezentant la intrarea în sala de ședință în fața organizatorilor adunării. Acționarii societății nu pot fi reprezentați în AGOA pe baza procurii generale de către o persoană care se află într-o situație de conflict de interese ce poate apărea în special în unul dintre următoarele cazuri:

a) este un acționar majoritar al Societății, sau o altă entitate, controlată de respectivul acționar;

b) este un membru al unui organ de administrare, de conducere sau de supraveghere al Societății, al unui acționar majoritar sau al unei entități controlate, conform celor prevăzute la lit. a);

c) este un angajat sau un auditor al Societății ori al unui acționar majoritar sau al unei entități controlate, conform celor prevăzute la lit. a);

d) este soțul, ruda sau afinul până la gradul al patrulea inclusiv al uneia dintre persoanele fizice prevăzute la lit. a) – c).

Înainte de prima lor utilizare, procurile generale în copie cuprinzând mențiunea conformității cu originalul sub semnătura Reprezentantului, însoțite de o copie a actului de identitate al acționarului (în cazul persoanelor fizice, buletin/carte de identitate/pașaport, respectiv în cazul persoanelor juridice: buletin/carte de identitate a reprezentantului legal împreună cu certificat constatator eliberat de registrul comerțului, prezentat in original sau copie conforma cu originalul, sau orice alt document, în original sau copie conformă cu originalul, emis de către o autoritate competenta din statul în care acționarul este înmatriculat legal, care atesta calitatea de reprezentant legal. Documentele care atestă calitatea de reprezentant legal al acționarului persoană juridica vor fi emise cu cel mult 3 luni înainte de data publicării convocatorului AGOA. Procurile generale vor fi depuse la Registratura societății sau trimise prin orice formă de curierat cu confirmare de primire către Registratura Societății, astfel încât să fie înregistrate ca fiind primite la Registratura societății nu mai târziu de 27.04.2021, ora 10.00, în plic închis, cu mențiunea scrisă în clar și cu majuscule PENTRU ADUNAREA GENERALĂ ORDINARĂ A ACŢIONARILOR DIN DATA DE 29.04(04.05).2021. 

Procurile pot fi transmise și prin e-mail cu semnătură electronică extinsă încorporată conform legii 455/2001 privind semnătura electronică nu mai târziu de 27.04.2021, ora 10.00, la adresa [email protected], menționând la subiect: PENTRU ADUNAREA GENERALĂ ORDINARĂ A ACŢIONARILOR DIN DATA DE 29.04(04.05).2021.

Procurile speciale trebuie să conțină instrucțiuni specifice de vot pentru fiecare punct de pe ordinea de zi a AGOA (adică vot „pentru”, „împotrivă” sau „abținere”). Unui acționar îi este permis să acorde o procură specială unuia sau mai multor reprezentanți supleanți care să îi asigure reprezentarea în adunarea generală. În cazul în care prin procură sunt desemnați mai mulți reprezentanți supleanți, se va stabili şi ordinea în care aceştia îşi vor exercita mandatul, o asemenea procură fiind valabilă doar pentru AGOA din data de 29.04(04.05).2021.

Procurile speciale, în original, completate și semnate de acționar, fie în limba română, fie în limba engleză, împreună cu  documentele care atestă identitatea, respectiv:

 în cazul acționarilor persoanelor fizice: copia certificată pe propria răspundere a actului de identitate (BI, CI, Paşaport, Legitimaţie de şedere),

 în cazul acţionarilor persoane juridice: buletin/carte de identitate a reprezentantului legal împreună cu certificat constatator eliberat de registrul comerțului, prezentat în original sau copie conforma cu originalul, sau orice alt document, în original sau copie conformă cu originalul, emis de către o autoritate competentă din statul în care acționarul este înmatriculat legal, care atestă calitatea de reprezentant legal.

 Documentele care atestă calitatea de reprezentant legal al acționarului persoană juridică vor fi emise cu cel mult 3 luni înainte de data publicării convocatorului AGOA. 

Vor fi transmise către Registratura Societății, nu mai târziu de 27.04.2021, ora 10.00, în plic închis, cu mențiunea scrisă în clar și cu majuscule: PENTRU ADUNAREA GENERALĂ ORDINARĂ A ACȚIONARILOR DIN 29.04(04.05).2021 SAU transmise și prin e-mail, cu semnătură electronică extinsă încorporată, nu mai târziu de  27.04.2021, ora 10.00, la adresa [email protected], menționând la subiect: PENTRU ADUNAREA GENERALĂ ORDINARĂ A ACȚIONARILOR DIN DATA DE 29.04(04.05).2021.

Se acceptă o procură specială pentru participarea și votarea în cadrul AGOA dată de un acționar unei instituții de credit care prestează servicii de custodie, fără a solicita alte documente suplimentare referitoare la respectivul acționar, dacă procura specială este întocmită conform Regulamentului ASF 5/2018, este semnată de respectivul acționar și este însoțită de o declarație pe propria răspundere dată de instituția de credit care a primit împuternicirea de reprezentare prin procură specială, din care să reiasă că:

 instituția de credit prestează servicii de custodie pentru respectivul acționar;

 instrucțiunile din procura specială sunt identice cu instrucțiunile din cadrul mesajului SWIFT primit de instituția de credit pentru a vota în numele respectivului acționar;

 procura specială este semnată de acționar.

Procura specială și declarația mai sus menționate trebuie depuse în original, semnate și după caz, ștampilate, fără îndeplinirea altor formalități în legătură cu forma acestor documente.

La data adunării generale, la intrarea în sala de ședință, acționarii trebuie să prezinte pentru verificarea de către reprezentanții societății, originalul buletinului/cărții de identitate. 

În cazul în care un acționar persoană juridică va participa la AGOA prin reprezentantul sau legal, acesta din urmă trebuie să prezinte, pentru verificarea de către reprezentanții societății, originalul buletinului/cărții de identitate, împreună cu o dovadă a calității sale de reprezentant legal al acționarului persoană juridică - certificatul constatator eliberat de registrul comerțului, prezentat în original sau copie conformă cu originalul, sau orice alt document, în original sau copie conformă cu originalul, emis de către o autoritate competentă din statul în care acționarul este înmatriculat legal, care atestă calitatea de reprezentant legal, precum şi extrasul de cont din care rezultă calitatea de acţionar şi numărul de acţiuni deţinute, emis de depozitarul central sau după caz, de către participanții definiți în Legea nr. 24/2017 privind emitenţii de instrumente financiare şi operaţiuni de piaţă și Regulamentul nr. 5/2018, în cazul în care un acționar este reprezentat de o instituție de credit care prestează servicii de custodie.

Documentele care atestă calitatea de reprezentant legal al acționarului persoană juridică vor fi emise cu cel mult 3 luni înainte de data publicării convocatorului AGOA.  

Acționarii vor preda reprezentanților societății originalul procurii speciale în cazul în care aceasta a fost transmisă prin e-mail cu semnătură electronică extinsă încorporată.

În cazul acţionarilor persoane juridice, calitatea de reprezentant legal se dovedește cu un certificat constatator eliberat de registrul comerţului, prezentat în original ori copie conformă cu originalul, sau cu orice alt document, în original ori în copie conformă cu originalul, emis de către o autoritate competentă din statul în care acţionarul este înmatriculat legal, care atestă calitatea de reprezentant legal. Documentele care atestă calitatea de reprezentant legal al acţionarului persoană juridică vor fi emise cu cel mult 3 luni înainte de data publicării convocatorului adunării generale a acţionarilor.  

Documentele care atestă calitatea de reprezentant legal întocmite într-o limbă străină, alta decât limba engleză, vor fi însoţite de o traducere realizată de un traducător autorizat în limba română sau în limba engleză. Emitentul nu va solicita legalizarea sau apostilarea documentelor care atestă calitatea de reprezentant legal al acţionarului.

Acţionarii Societatii Oil Terminal S.A. înregistraţi la Data de referinţă în registrul acţionarilor eliberat de Depozitarul Central S.A., au posibilitatea de a vota prin corespondenţă, înainte de AGOA, prin utilizarea formularului de vot prin corespondenţă, pus la dispoziție, atât în limba română, cât și în limba engleză, începând cu data de 29.03.2021, ora 18.00, pe site-ul societății http://relatia.oil-terminal.com/aga-2021/agoa-29.04(04.05).2021/ sau de la sediul societăţii, strada Caraiman nr. 2, Constanța, de la Compartimentul Acționariat-Comunicare și va fi actualizat dacă se vor adăuga noi puncte pe ordinea de zi a AGOA.

Formularele de vot prin corespondență trebuie completate şi semnate de către acționari persoane fizice și însotite de copia actului de identitate al acționarului, semnat conform cu originalul de către titularul actului de identitate/completate și semnate de către reprezentantul legal al acționarului persoană juridică, însoțite de documentul oficial care îi atestă calitatea de reprezentant legal.

Formularele de vot prin corespondență însoțite de documentele legale vor fi transmise la registratura societății, prin orice formă de curierat, cu confirmare de primire, astfel încât să fie înregistrate ca fiind primite până la data de 27.04.2021, ora 10.00, în plic închis, cu mențiunea scrisă clar şi cu majuscule: PENTRU ADUNAREA GENERALĂ ORDINARĂ A ACŢIONARILOR DIN DATA DE 29.04(04.05).2021, sau transmise prin e-mail, cu semnătură electronică extinsă încorporată, la adresa [email protected], până la data de 27.04.2021, ora 10.00, menționând la subiect: PENTRU ADUNAREA GENERALĂ ORDINARĂ A ACŢIONARILOR DIN DATA DE 29.04(04.05).2021. 

Formularele de vot prin corespondență care nu sunt primite la registratura Oil Terminal sau prin e-mail până la data și ora sus menționate nu pot fi luate în calcul pentru determinarea cvorumului şi majorității în AGOA. 

Documentele care atestă calitatea de reprezentant legal întocmite într-o limbă străină, alta decât limba engleza, vor fi însoţite de o traducere, realizată de un traducător autorizat, în limba română sau în limba engleză. Emitentul nu va solicita legalizarea sau apostilarea documentelor care atestă calitatea de reprezentant legal al acţionarului.

Materialele privind ordinea de zi precum şi proiectele de hotărâre vor fi puse la dispoziţia acţionarilor, la cererea acestora, la sediul societăţii, strada Caraiman nr. 2, Constanţa, atât în limba română cât și în limba engleză, sau se pot descărca de pe site-ul http://relatia.oil-terminal.com/aga-2021/agoa-29.04(04.05).2021/  începând cu data de 29.03.2021, ora 18.00.

Președinte al Consiliului de Administrație

Cristian-Florin GHEORGHE