Piața serviciilor arhivistice a explodat

Legea arhivelor obligă instituțiile și agenții economici să arhiveze și să păstreze toate documentele pe care le produc de-a lungul timpului, fie că este vorba de documente de înființare și organizare, financiar - contabile, de personal sau juridice, tehnice sau de investiții.

Mai mult, acestea trebuie să aibă încadrat personal arhivistic calificat, care să fie instruit periodic, să dețină un nomenclator arhivistic, iar periodic să selecționeze docu-mentele care se dau la topit.

În cazul insolvenței sau falimen-tului societății comerciale, documentele cu semnificație istorică trebuie depuse la Arhivele Națio-nale, iar restul, la operatorii eco-nomici prestatori de servicii arhi-vistice. "Această categorie de agenți economici specializați s-a născut odată cu apariția Legii nr. 138/2013, care a modificat și completat Legea 16/1996. Practic, din 2013 au apărut arhivele private", a declarat, pentru cotidianul "Cuget Liber", dr. Virgil Coman, istoric și arhivist, directorul Arhivelor Naționale - Direcția Județeană Constanța.

În cei trei ani scurși de la modificarea legii, piața serviciilor arhivistice a explodat. La data de 19 iulie 2016, în Registrul ope-ratorilor economici prestatori de servicii arhivistice erau înscrise 606 unități, din care 97 în București. 

"În prezent, în județul Constanța, își desfășoară activitatea 27 de agenți economici autorizați. Dintre aceștia: 5 operatori se ocupă cu păstrarea și conservarea documentelor (depozitarea), 7 operatori fac prelucrare arhivistică, 11 operatori fac legătorie, iar 4 operatori efectuează servicii de utilizare a datelor și informațiilor din docu-mentele deținute (eliberare de adeverințe și alte înscrisuri).

Instituția Arhivelor Naționale nu îi concurează pe acești prestatori privați. Ei au preluat o activitate care, de drept, n-ar fi trebuit să fie în competența Arhivelor Naționale, cea a eliberării de adeverințe în vederea calculării pensiilor. Arhivele Naționale nu preiau ștatele de plată, pentru că nu au valoare istorică și nu fac parte din fondul arhivistic național al României. 

Noi am creat o bază de date, pe cât a fost posibil, și încercăm să-i îndrumăm pe cetățeni către actualii deținători ai ștatelor de plată. Sunt unități economice care s-au reorganizat după 1989, iar altele s-au lichidat, fără ca noi să fim notificați, deși aveau obligația să o facă.

În cazul firmelor care și-au încetat activitatea, cetățenii care au nevoie de diverse adeverințe trebuie să se adreseze practicienilor în insolvență, lichidatorilor sau operatorilor economici autorizați care au preluat ștatele de plată. 

Sunt situații în care unii depozitari de arhive, neîntrunind condițiile prevăzute de Legea 138 nu s-au autorizat. Actul normativ prevede că aceste documente trebuie predate către un operator economic autorizat. Transferul e condiționat de dorința acestuia din urmă să le preia. Se constată că au apărut situații noi, care trebuie reglementate prin modificarea legii actuale. Există și opinia că inspectoratele teritoriale de muncă ar trebui să preia activitatea de arhivare a ștatelor de plată. Ar trebui să existe o structură specializată în cadrul lor pentru a prelua documentele de la depozitarii care nu se mai auto-rizează sau dau faliment", spune Virgil Coman.

În 2016 se împlinesc 65 de ani de la înființarea Arhivelor Județene Constanța. "Desigur, în 1951 structura era alta, căci la vremea aceea instituția avea o competență regio-nală. Dar din 1968, prin reorga-nizarea administrativ - teritorială, competența ei s-a restrâns la ju-dețul Constanța. 

Fiind o instituție publică, suntem în slujba cetățenilor, dar și a creatorilor și deținătorilor de documente, cărora le acordăm asistență de specialitate", a explicat directorul Arhivelor Județene Constanța.

Conform nomenclatorului arhivistic, există două tipuri de documente din punct de vedere al termenului de păstrare: cele cu caracter permanent, care nu se selec-ționează, și cele care, la anumite intervale de timp, se selecționează, în sensul că, după ce le-a expirat termenul de păstrare se dau la topit. 

Instituțiile și agenții economici apelează la serviciile Arhivelor Județene pentru confirmarea nomenclatoarelor arhivistice proprii și pentru aviz, atunci când selecționează documentele în vederea trimiterii la topit. Pe de altă parte, la solicitarea creatorilor și deținătorilor de documente, instituția instruiește personalul încadrat pe post de arhivar sau arhivist. 

De asemenea, eliberează copii și certificate pentru documentele pe care le deține, la cererea cetățenilor, a persoanelor juridice, parchetelor și instanțelor de judecată.